4.1.- EL
PROCESO ADMINISTRATIVO
La
toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más
alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las
horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen
una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son
gravitantes en ella. La toma de decisiones en una organización se circunscribe
a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos
de empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de
las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando.
La
toma de decisiones en una organización, invade cuatro funciones
administrativas, que son: Planeación, Organización, Dirección y Control.
Planeación:
¿Cuáles
son los objetivos de la organización a largo plazo?
¿Qué
estrategias son mejores para lograr este objetivo?
¿Cuáles
deben ser los objetivos a corto plazo?
¿Cómo
de altas deben ser las metas individuales?
Organización:
¿Cuánta
centralización debe existir en la organización?
¿Cómo
deben diseñarse los puestos?
¿Quién
está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
¿Cuándo
debe una organización instrumentar una estructura diferente?
Dirección:
¿Cómo
manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?
¿Cuál
es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
¿Cómo
afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
¿Cuándo
es adecuado estimular el conflicto?
Control.-
¿Qué
actividades en la organización necesitan ser controladas?
¿Cómo
deben controlarse estas actividades?
¿Cuándo
es significativa una desviación en el desempeño?
¿Cuando
está la organización desempeñándose de manera efectiva?
El
tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de
tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de
toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella
alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar las tomas de decisiones de
una forma totalmente racional:
Orientada
a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no
deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo
que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las
necesidades concretas.
Todas
las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene
que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene
claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.
Las
preferencias son claras.- Se supone que se pueden
asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los
criterios y alternativas posibles.
EL
PROCESO RACIONAL DE LA TOMA DE DECISIONES
A
pesar de la existencia de modelos alternativos, la mayoría de los cuales son
mucho más exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en el proceso
administrativo. El proceso administrativo presupone que el tomador de
decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca guías sobre cómo hacer una
planeación estratégica, cómo diseñar la estructura de una organización o como
medir la efectividad organizacional.
Etapas
De La Toma De Decisión
1. Identificación y diagnostico del problema
2. Generación de soluciones alternativas
3. Evaluación de alternativas
4. Selección de la mejor alternativa
5. Implantación de la decisión
6. Evaluación de la decisión
1. Identificación y diagnóstico del problema:
Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en
cuenta el estado actual con respecto al
estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el
diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas.
2. Generación de soluciones alternativas: La
solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo
seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la
alternativa hay incertidumbres.
3. Evaluación de alternativas: La tercera etapa
implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se
generaron. ¿Cuál solución será la mejor? Los gerentes deben considerar
distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los
efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero
también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las
decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda
o un obstáculo en el futuro. Por supuesto, no es posible predecir los
resultados con toda precisión. Entonces pueden generar planes de contingencia,
esto es, curso alternativo de acción que se pueden implantar con base en el
desarrollo de los acontecimientos.
4. Selección de la mejor alternativa: Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de
sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres
términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.
5. Implementación de la decisión: El
proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada.
Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean
quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en
otras personas. Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma
de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el
compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que
participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las
primeras etapas que anteriormente hemos mencionado
A continuación citaremos los pasos que los
gerentes deben considerar durante la planeación de su ejecución:
Ø Determinar cómo se verán las cosas una vez
que la decisión esté funcionando completamente.
Ø Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión
totalmente operativa.
Ø Considerar el tiempo que tomará cada una de
las etapas.
Ø Asignación de responsabilidades a personas
específicas para cada etapa.
Podemos estar seguros de que cuando una toma
de decisión es tomada, ésta probablemente generará ciertos problemas durante su
ejecución, por lo tanto los gerente deben dedicar el tiempo suficiente al
reconocimiento de los inconvenientes que se pueden presentar así como también ver
la oportunidad potencial que estos pueden representar. De esta manera,
podríamos decir que es fundamental que los gerentes se pregunten:
Ø ¿Qué problemas podría causar esta acción, y
qué podríamos hacer para impedirlo?
Ø ¿Qué beneficios u oportunidades no
intencionales podrían surgir?
Ø ¿Cómo podremos asegurarnos de que sucedan?
Ø ¿Cómo podemos estar preparados para actuar
cuando se presenten las oportunidades?
6. Evaluación de la decisión: "Evaluar la
decisión", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda
la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir,
es un proceso de retroalimentación que
podría ser positiva o negativa.
Si la retroalimentación es positiva, pues
entonces nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría
aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización. Si por el
contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la
implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2)
nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver
al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin
duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a
evitar los errores cometidos en el primer intento.
LA
TOMA DE DECISIONES APLICADA A LOS SISTEMA
La
toma de decisiones se presenta en nuestras vidas a todo momento en el que
necesitemos escoger el mejor camino en el tema o actividad que estemos
desarrollando, ya que se basa en el analisis de varias alternativas que se nos
van presentando durante el proceso, y estas posibilidades pueden llevarnos a
terminar el proceso ya sea de la mejor manera o conducirnos al error.
Como
todo proceso, la toma de decisiones tiene unos pasos o recomendaciones que se
podrían tener en cuenta, como lo es el analizar y tener un buen conocimiento
del problema o incógnita que se tiene para saber de verdad cual es la mejor
manera de resolverlo; y también sería importante evaluar cada una de las
alternativas que se irán a presentar, ya que así se sabrá escoger la que más le
convenga al problema en análisis.
Este
proceso, aplicado al análisis de los Sistemas, considero que siempre se va a
presentar, quizás más frecuente de lo que uno piensa, ya que, primero que todo,
al tratar de resolver alguna entropía o problema que presente el sistema, se
van a presentar de seguro, varias alternativas o vías, que pueden ser viables o
no, de acuerdo a las características del proceso, y analizar cada una puede
tomar un buen tiempo, porque se debe optar por lo que más le convenga a todas
las partes que tengan relación con dicha entropía.
Un
sistema, para que sea exitoso, debe tener varias relaciones de acuerdo al medio
en el que se encuentre, por consiguiente, va a tener entradas de información o
energía, que pueden ser, tanto de gran utilidad para todas sus partes, como
también pueden ser perjudiciales para el proceso que se tenga en desarrollo, y
en algunos sistemas se puede presentar que a varias de sus partes (subsistemas)
estos datos pueden ser muy provechosos, pero para otras, puede incluso, llevar
a la destrucción.
Por
eso, es importante usar la toma de decisiones para saber cual es la información
que le va a servir, y le va ayudar a tener una regularidad, no constante pero
si a menudo estable a todo el sistema en general, teniendo en cuenta las
necesidades de cada una de sus partes. En un sistema social, como los que se
presentan en las empresas, se puede demostrar como interviene el proceso de
toma de decisiones en el trabajo grupal, que en muchas ocasiones puede resultar
más beneficioso que el trabajo individual, ya que se puede experimentar con las
diferentes opciones que den cada uno de los miembros de dicha organización, y
así llegar a una unanimidad, que va a llevar al sistema por el mejor camino.
Pero
si cuando el trabajo lo realiza uno, se toma un determinado tiempo, en una
organización se incrementa mucho más, por las teorías o decisiones que tengan
cada una de las personas, y por supuesto, en este tipo de sistemas se debe
tener muy en cuenta la posición en la que se encuentre cada uno.
En
conclusión, la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras
vidas, cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y este
proceso se va a presentar mucho más para un analista de sistemas, ya que para
realizar un sistema, o modificar errores (entropías) que encuentre en estos, va
a tener que optar por la forma más eficaz de resolverlo, teniendo en cuenta,
tanto las necesidades que tenga, como todas las partes que lo constituyen.
Además, la eficacia y eficiencia en tomar la decisión que al final va a ser la
acertada, ya sea en un sistema, o cualquier problema que se nos presente, se
forma en la objetividad y claridad que nos puedan mostrar los datos o la
información que se tiene, porque si se conoce bien lo que se está realizando, no
vamos a tener inconvenientes que sean perjudiciales.
http://www.itescam.edu.mx/principal/webalumnos/sylabus/asignatura.php?clave_asig=INU-0402&carrera=IIND0405001&id_d=44
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